Onze aanpak: dynamisch verbeteren en vernieuwen

In het streven naar excellentie brengen we in de organisatie een dynamisch proces van continu verbeteren en vernieuwen op gang.

Door veranderingen in de omgeving wordt voortdurend een beroep gedaan op het aanpassingsvermogen van je organisatie en je medewerkers. Inspiratie en innovatie komen voort uit de metingen in de resultaatgebieden en uit de oriëntatie op externe ontwikkelingen en eigen leerervaringen.

Om dit dynamisch proces op gang te brengen gebruiken we twee methodes: de PDCA-methode (Deming) en de IMWR-cirkel. De eerste methode heeft betrekking op het technische aspect van het veranderingsproces, de tweede op de menselijke factor ervan.

1° Methode voor het technisch aspect van de verandering: de PDCA.

De blauwe cirkel stelt de Deming-cirkel of PDCA–cyclus voor: Plan, Do, Check, Act. Deze methode is er om sturing te geven aan een agile veranderproces van kleine stappen vooruit met onmiddellijke feedback om bij te sturen waar nodig.

a) Plan staat voor plannen–voorbereiden:

Je stelt een kader op met een beleidsplan, actieplan, verbeterplan, …  alvorens tot uitvoering overgaat. Enkele mogelijke activiteiten zijn:

* gegevens verzamelen en interpreteren
* betrokken actoren bepalen
* oorzaken zoeken
* resultaten bepalen, op basis van maatstaven en doelstellingen
* de aanpak kiezen en uitwerken in een actieplan

De aandachtsgebieden ‘leiderschap’ en ‘strategie en beleid’ behoren tot de plan-fase.

b) Do staat voor het uitvoeren van het plan.

De aandachtsgebieden ‘management van medewerkers’, ‘management van middelen’ en ‘management van processen’ behoren tot deze do-fase.

c) Check staat voor opvolgen en evalueren.

De uitvoering van het plan wordt opgevolgd en de inspanningen, de resultaten en het effect afhankelijk van de vooraf bepaalde doelstellingen geëvalueerd. De resultaatgebieden vormen de check-fase.

d) Act staat voor bijsturen en verankeren.

De activiteiten worden opnieuw bijgestuurd als ze niet voldoen aan de doelstellingen of ze worden verankerd als ze tot goede resultaten geleid hebben. ‘Verbeteren en vernieuwen’ vormt de act-fase.

Vervolgens start een nieuwe PDCA – cyclus.

2° Methode voor het menselijke aspect van de verandering: de IMWR-cirkel

De groene cirkel stelt de IMWR-cirkel voor. Deze wordt complementair gemaakt aan de Deming-cirkel. De mensgerichte, sociaal culturele aspecten vullen het rationele aan. Beiden zijn nodig om een organisatie goed te doen functioneren. IMWR staat voor Inspireren, Motiveren, Waarderen, Reflecteren.

a) Inspireren

Is het prikkelen van de geest, het genereren van nieuwe ideeën, het creëren van een gevoel van betrokkenheid en uitdaging, het ontwikkelen van een toekomstperspectief en het ontdekken van mogelijkheden tot verbeteren en vernieuwen.

b) Mobiliseren

Is het benutten en ontwikkelen van de competenties en de kwaliteiten van alle betrokkenen in en rond de organisatie ( medewerkers, klanten, partners, bestuurders ) om het toekomstperspectief van de organisatie te verwezenlijken.

c) Waarderen

Betekent dat de leiding in overleg met de medewerkers en andere betrokkenen bepaalt wat werkelijk van waarde is in het licht van haar missie en visie. Waarderen is ook aandacht en eerbied hebben voor elkaars rol en bijdrage in het realiseren van de doelstellingen van de organisatie.

d) Reflecteren

Is de tijd nemen om terug te blikken op de resultaten die zijn behaald en de manier waarop dat gebeurd is met als doel daarvan te leren. Het vraagt om een open cultuur waarin de dialoog centraal staat om na te gaan wat goed ging, waar de zorgen en problemen zitten, wat er mogelijk of moeilijk was of zal worden.

Permanente vaardigheid

Inspelen op allerlei politieke, economische en sociale fluctuaties wordt volgens dit model zelfs een permanente vaardigheid van elke organisatie.

Door voortdurend alert te blijven op de omgeving en op het functioneren van de organisatie in relatie tot die omgeving zorg je ervoor dat veranderingen niet onverwacht als uit het niets komen opzetten. Veranderen is dan iets vanzelfsprekends geworden. Hoe alerter, hoe meer anticiperend de onderneming, hoe minder je werknemer zich bedreigd voelt. Hoe minder de werknemer zich bedreigd voelt, hoe alerter en flexibeler hij zelf zal zijn en hoe beweeglijker hij je organisatie maakt.