Dit document beschrijft hoe we bij Oxalis Consult met jouw persoonsgegevens omgaan zowel online als offline. 
De privacyverklaring is op maat van onze huidige diensten. Onze contactgegevens vind je onderaan de tekst. 
Eventuele aanpassingen aan onze website of diensten kunnen ook leiden tot wijzigingen in de privacyverklaring. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina. 
Laatste aanpassing op 26-11-2024.

We verwerken jouw gegevens

We verwerken je persoonsgegevens om je een optimale service te bieden, die echt iets voor jou betekent. Daarbij staat het respect voor je privacy boven alles. Ons engagement verwoorden we in deze Privacyverklaring.
We willen je duidelijk informeren over hoe we je privacy beschermen. We geven noch verkopen je data aan derden. En we voeren consequent controles uit op het naleven van dit charter. Je kan gerust zijn: we garanderen de veiligheid van je persoonsgegevens.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens?

Oxalis Consult, met maatschappelijke zetel te Koopvaardijlaan 52 | B – 9000 GENT (hierna “Oxalis”), ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer 0463.535.680 is verwerkingsverantwoordelijke.
Met dit charter willen we je informeren over de verwerking van je gegevens waarvoor Oxalis verantwoordelijk is.

Wat houdt de verwerking van persoonsgegevens in?

Persoonsgegevens zijn gegevens van of over jou als natuurlijke persoon, die jou kunnen identificeren, direct of indirect. 
De verwerking van persoonsgegevens omvat elke mogelijke bewerking van die gegevens, zoals het opvragen, verzamelen, bewaren/ opslaan, vastleggen, wijzigen, aanvullen, raadplegen, analyseren ervan.
Oxalis verwerkt je persoonsgegevens voor diverse doeleinden, op basis van diverse rechtsgronden, en ziet erop toe dat enkel de noodzakelijke gegevens worden verwerkt.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

In het kader van onze online en offline diensten verzamelen en verwerken we volgende persoonsgegevens:
-    Identificatiegegevens zoals je naam, voornaam, klantnummer, geboortedatum, geslacht, ...
-    Contactgegevens zoals je postadres, telefoonnummer, emailadres, … 
-    Voorkeuren zoals taal, communicatievoorkeuren, … 
-    Gegevens die je ons bezorgt per e-mail, telefonische oproepen, sociale media, of via ons online contactformulier 
-    Gegevens die je ons bezorgt tijdens een loopbaanbegeleiding zoals CV, testresultaten en -rapporten, POP, diploma’s/ certificaten, talen, ex-werkgevers, technische en soft skills,  ...
-    Gegevens die je ons bezorgt tijdens de uitvoering van een opdracht zoals functiegegevens, loonfiches, arbeidsovereenkomsten, opleidingen, talenten en competenties, ...
-    Financiële gegevens die je ons bezorgt zoals je bankrekeningnummer
-    Electronische gegevens zoals IP-adres, cookies, … 

Wij beschikken over deze gegevens omdat we ze rechtstreeks van jou verkregen.
Daarnaast ontvangen wij ook persoonsgegevens van:
-    De overheid
-    De onderneming voor wie we een opdracht uitvoeren
-    Onze partnerorganisaties VLAIO, VDAB, LIANTIS, DYZO 
in de mate dat je een beroep doet op onze diensten en die persoonsgegevens nodig zijn enkel om onze diensten te leveren.

Doeleinden en wettelijke verwerkingsgrond

We verwerken je persoonsgegevens enkel voor doeleinden die we in deze privacyverklaring beschrijven. 
De GDPR heeft enkel betrekking op personen, niet op bedrijven.

Oxalis verwerkt je persoonsgegevens enkel wanneer de verwerking noodzakelijk is:
•    voor de uitvoering van een overeenkomst/ opdracht
•    om te voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting
•    voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Oxalis of van een derde

In volgende situaties verwerken we je persoonsgegevens: 

-    Wanneer je diensten van ons afneemt, hebben we persoonsgegevens nodig om een goede dienstverlening te verzekeren en onze overeenkomst met jou na te komen, je klantendossier te beheren, de administratie en de boekhouding te voeren.

-    Wanneer je ons expliciet toestemming geeft om bepaalde diensten te leveren, hebben we persoonsgegevens nodig om je een goede dienstverlening te verzekeren. Lees verderop hoe je deze toestemming weer kan intrekken.

-    Wanneer je ons contacteert met een vraag, gebruiken we persoonsgegevens om aan je vraag te voldoen en je te antwoorden.

-    Wanneer we een gepersonaliseerde offerte maken, gebruiken we persoonsgegevens.

-    Wanneer je onze website gebruikt, verwerken we persoonsgegevens om de goede werking van de website na te gaan en te verbeteren. Een goedwerkende website nastreven valt onder gerechtvaardigd belang. Niet-noodzakelijke cookies plaatsen we enkel na jouw toestemming.

-    In het kader van kwaliteitscontrole kunnen we je contacteren om je mening te vragen over onze dienstverlening. Dit kunnen we doen onder gerechtvaardigd belang. 

-    Wanneer we toegang verlenen tot je klantendossier op gegronde vraag van een subsidiërende of toezichthoudende overheid of bij auditering door een extern certificeringsbureau. 

-    We gebruiken je gegevens om onze diensten te promoten en marketingberichten te sturen. Lees verderop hoe je je daartegen kan verzetten of hoe je je toestemming kan intrekken.

-    Wanneer je je inschrijft voor een nieuwsbrief, zullen we je die verzenden. Lees verderop hoe je je toestemming kan intrekken voor het verzenden ervan.

Hoe we je gegevens beschermen

Naast IT-technische beschermingsmaatregelen, zorgen we ook voor:

Geheimhouding

Al onze experten zijn gehouden aan de geheimhouding van de persoonsgegevens waarmee zij in aanraking komen.

Beperkte toegang

Niet elke expert heeft toegang tot jouw persoonsgegevens. Deze is beperkt tot zij die jouw gegevens nodig hebben in het kader van hun taak en onze dienstverlening aan jou.

Betrouwbare verwerkers

Sommige taken besteden we uit aan zogenaamde “verwerkers”. Dit zijn ondernemingen (zoals onze IT-leverancier, boekhoudkantoor) die voor ons bepaalde taken uitvoeren en hierdoor mogelijks in contact komen met jouw persoonsgegevens. We selecteren onze verwerkers zorgvuldig. Ze mogen enkel de gegevens verwerken volgens onze opdracht.  

Strikte bewaartermijn

Dit hangt af van het soort gegevens en de wetgeving/ overeenkomst. De bewaartermijn van gesubsidieerde dossiers is 10 jaar. 
Hoe dan ook, we bewaren je persoonsgegevens nooit langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij je gegevens verwerken. We delen je altijd de bewaartermijn mee.

Doorgifte

Wij geven je gegevens niet door aan derden zonder jouw uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming, tenzij we daar door wet verplicht toe zijn.
Om onze contractuele verplichtingen na te leven, delen we bepaalde persoonsgegevens met subsidiërende instanties zoals VDAB, VLAIO, WSE en de certificeringsauditeur in het kader van kwaliteitscontroles, het bekomen of hernieuwen van certificeringen. 
Je gegevens blijven binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Welke rechten heb je en hoe kan je ze uitoefenen?

De GDPR voorziet voor jou als natuurlijk persoon heel wat rechten wanneer we je gegevens verwerken. 

Je kan inkijken welke gegevens wij verwerken 

Jij hebt het recht te weten welke persoonsgegevens we van je verwerken. Je kan een overzicht opvragen van je gegevens. 

Je kan je gegevens verbeteren 

Zijn bepaalde gegevens niet meer correct of volledig? Contacteer ons om die te laten aanpassen.

Je kan je gegevens verwijderen

In sommige gevallen kan je bepaalde persoonsgegevens laten verwijderen in zoverre de wet dit toestaat. Dit kan niet met gegevens die nodig zijn om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. 
Je hebt het recht om je gegevens te laten wissen om één van volgende redenen:
-    de persoonsgegevens zijn niet meer noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden
-    je trekt je toestemming voor de verwerking van de gegevens in en er is geen andere rechtsgrond of wettelijke verplichting voor de verwerking
-    je gegevens zijn onrechtmatig verwerkt
-    je gegevens moeten worden verwijderd om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting

Je kan bezwaar aantekenen tegen het gebruik van je gegevens

Wanneer we persoonsgegevens van je verwerken waarbij toestemming de verwerkingsgrond is, dan kan je die toestemming intrekken wanneer je wilt.
Beperking van gebruik is mogelijk in volgende gevallen:
-    als de gegevens niet accuraat zijn, en dit gedurende de periode die de verwerkingsverantwoordelijke in staat stelt om de juistheid van de gegevens te controleren
-    als de verwerking onrechtmatig is
-    als de doeleinden voor verwerking verwezenlijkt zijn
-    gedurende de periode dat het individu wacht op het antwoord op een bezwaar

Bepaalde verwerkingen doen we met gerechtvaardigd belang als verwerkingsgrond. Dit houdt in dat we onze en jouw belangen zorgvuldig afwegen. We proberen deze afweging zo objectief mogelijk uit te voeren. Bijvoorbeeld: Als je klant bent, gebruiken we je gegevens voor direct marketing voor onze activiteiten of diensten. Als je het niet eens bent met het resultaat van onze afweging, dan kan je je daartegen verzetten en zullen wij je gegevens op die manier niet verder verwerken.

Je kan vragen om je gegevens over te dragen 

Je kan eisen dat de verwerkingsverantwoordelijke je persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk is, rechtstreeks naar een andere verwerkingsverantwoordelijke doorzendt, met beperking tot de gegevens die je zelf aanleverde en die op jou betrekking hebben, zoals bijvoorbeeld CV’s, diploma’s, …
Het recht op overdraagbaarheid mag evenwel geen afbreuk doen aan de rechten en vrijheden van de consultant, zoals recht op geheimhouding van zakelijke informatie.

Uitoefenen van je rechten

Afhankelijk van het doeleinde en de verwerkingsgrond kan je je beroepen op bovenstaande rechten. Niet alle rechten zijn in alle gevallen en voor alle gegevens van toepassing. 
Als je een of meerdere van je rechten wil uitoefenen, richt dan je concreet verzoek tot het adres dat je bij “Contacteer ons” vindt. Geef duidelijk aan welk recht je wilt uitoefenen in het kader van welke verwerking. 
We maken je er op attent dat we je identiteit redelijkerwijs moeten kunnen verifiëren om je rechten uit te oefenen. Dit om te vermijden dat iemand anders je rechten uitoefent. 
Nadat je je verzoek om je rechten te laten uitoefenen geplaatst hebt, nemen we binnen 30 dagen contact met je op. 

Wil je meer informatie of ga je niet akkoord met ons standpunt?

Raadpleeg dan de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit 
Je kan er ook een klacht indienen.

Beperking op de uitoefening van de rechten

De uitoefening van de rechten kan worden beperkt ter waarborging van:
•    de nationale veiligheid
•    landsverdediging
•    openbare veiligheid
•    de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de ten uitvoering van straffen
•    andere belangrijke doelstellingen van algemeen belang
•    bescherming van de onafhankelijkheid van de rechter en gerechtelijke procedures
•    een taak op het gebied van toezicht, inspectie of regelgeving die verband houdt met het algemeen belang
•    bescherming van het individu
•    inning van civielrechtelijke vorderingen

Contacteer ons

Als je nog vragen hebt, kan je je wenden tot: 
Oxalis Consult
Ond.nr: 0463.535.680
Moreelstraat 9a000 – B 9470 DENDERLEEUW
Richt je specifieke vragen i.v.m. privacy en jouw rechten aan gdpr@oxalisconsult.be