Ontwerpprincipes voor het hybride werken

Abstract - Het hybride werken ontwerp je doelgericht volgens vier opkomende principes. Deze zijn gericht op het maximaliseren van de energie, de focus, de coördinatie en de samenwerking. Gebruik kantoorruimtes voor samenwerking, thuiswerk als bron van energie, asynchrone tijd als focustijd, synchrone tijd voor coördinatie.

Principe 1: Ontwerp de kantoorruimte om samenwerking te versterken

Het kantoor is vooral bedoeld om de sociale activiteit te stimuleren. Het is de plaats, die je deelt met collega’s, waar je samenwerkt. Het design van de werkplek speelt een cruciale rol. Organiseer een werkgroep om het ontwerp vorm te geven. Wij kunnen je hierbij ondersteuning bieden. Een aantal tips, die je alvast kunnen helpen:

• stem de werkomgeving af op de activiteiten die er plaats vinden
• hou rekening met visuele en auditieve privacy 
• voorkom geluidsoverlast 
• verminder het aantal kleine persoonlijke ruimtes en maak er een coöperatieve werkruimte van
• moedig medewerkers aan om elkaar te ontmoeten in de open ruimtes, buiten de vergaderruimtes. Zo creëer je sfeer.
• voorzie indien mogelijk zithoeken, waar mensen met elkaar kunnen spreken

Principe 2: Maak van thuiswerk een bron van energie

Eén van de meest positieve resultaten van thuiswerk tijdens de pandemie is dat mensen hun vroegere reistijd gingen besteden aan activiteiten die hun lichamelijke en emotionele energie een boost geven. Lichaamsbeweging en recreatie, wandelen, gezond koken, meer tijd met familie en vrienden doorbrengen hebben een zichtbare positieve invloed op het algemeen welbevinden van de werkenden.
Voor ouders met jonge kinderen was het daarentegen een ander verhaal. Ze vonden het moeilijk om de grenzen te bewaken tussen werkende en ouder zijn. 

Inrichting thuiskantoor

De inrichting van het thuiskantoor is cruciaal voor het welbevinden van de medewerker. Wat heeft je medewerker nodig ?

• Een afzonderlijke ruimte om te werken
• Een groot computer scherm 
• Een goede stoel

Rituelen

Rituelen spelen een belangrijke rol om een goede integratie werk-privé te bevorderen. Ze structureren je dag, geven betekenis aan wat je doet en zorgen voor de verbondenheid met de ander. Ik geef enkele voorbeelden.

• Kleed je net zoals je naar kantoor gaat.
• Sluit je dag af zoals op kantoor en verlaat je werkruimte.
• Las een lunchpauze in
• Maak afspraken met familie en collega’s om de grenzen tussen werk en privé in stand te houden

Cultuur

Naast rituelen zijn cultuur en managementstijl essentieel. 

• Gebruik communicatieplatforms om virtueel teamoverleg en virtuele koffie ’s te organiseren. Zorg voor kleine verbindingsmomenten. Zo vermijd je dat medewerkers zich verlaten voelen.
• Heb vertrouwen in de autonomie van je medewerkers. Geef hen de ruimte om hun eigen werkroosters in te richten. 
• Doe niet aan micromanagement. Focus op resultaat eerder dan op aanwezigheid achter het scherm. Gebruik drie indicatoren: resultaat, groepscohesie en medewerkerstevredenheid. Ontwikkel processen voor virtueel performance management, met regelmatige opvolgingsmomenten, 1-op-1 gesprekken en maandelijkse rapportering aan de leidinggevende
• Ondersteun het welzijn van je medewerkers thuis evenzeer als op kantoor. Hou rekening met de persoonlijke situatie. Kom tegemoet waar mogelijk. Uiteindelijk geeft de medewerker een deel van zijn huis aan zijn werkgever. Geef de ruimte die ze nodig hebben om hun job goed te kunnen doen.
• Train je leidinggevenden op technologische en soft skills, zoals het geven en ontvangen van feedback, communicatievaardigheden, kritisch denken, probleemoplossend denken, innovatie en creativiteit, resultaatgericht leidinggeven 

Principe 3: Gebruik asynchrone tijd om focus te stimuleren

Voorzie focustijd. Ontwerp het uurrooster op een manier dat de medewerker zich digitaal kan loskoppelen gedurende een aantal opeenvolgende uren om taken te kunnen verrichten die concentratie, creativiteit en aandacht vergen. Idealiter valt deze asynchrone focustijd samen met de natuurlijke energie van de persoon.

• Laat je medewerker beslissen hoeveel maximum focustijd hij per week nodig heeft. De leidinggevende moet zijn goedkeuring geven. Dit betekent dat je medewerker op zijn ritme kan werken en zichzelf kan controleren.
• Projecten deel je op in takenbundels. Analyseer de tijd die nodig is per takenbundel, maak tijdsblokken (vb. blokken van 15 of 20 uur) en verdeel de taken

Principe 4: Gebruik synchrone tijd voor taken die coördinatie nodig hebben

Voor sommige taken is real time coördinatie met dialoog en feedback echt nodig. Gebruik technologie, die plaatsonafhankelijke gelijktijdigheid met interactie mogelijk gemaakt. 

Mijn aanbevelingen

Neem de tijd en experimenteer. Medewerkers hebben tijd nodig om hun voorkeur te ontdekken. De productiviteit zal in eerste instantie dalen. Wees dus op je hoede om te snel beslissingen te nemen die effect zullen hebben op de lange termijn.

Hou voor ogen dat je compromissen moet vinden. Wees voorbereid op de nadelen van elk model. Je zal creatief moeten zijn in het afwegen van de voor- en nadelen.

Experimenteer en bereid je voor op het nemen van risico’s. Gaandeweg stuur je bij.

Leid je leidinggevenden op. De diversiteit in combinaties van tijd en plaats eisen goed opgeleide en gemotiveerde leidinggevenden. Ze zullen empathie moeten tonen en een luisterend oor voor de individuele noden van de medewerker. 

Bronnen

Four Principles to Ensure Hybrid Work is Productive Work, Lynda Gratton, uit Mitsloan Management Review, 2020
Wat is hybride werken ? Jitske Kramer, uit ManagementImpact, 24-06-2021
Hybride werken implementeren | Vlaanderen Intern, geraadpleegd op 09-12-2021
Hybride werk: Een expert legt uit hoe je het kantoor kunt aanpassen | Economisch Wereldforum (weforum.org) geraadpleegd op 10-12-2021
What executives are saying about the future of hybrid work | McKinsey, geraadpleegd op 10-12-2021 
Soft skills voor een harde wereld | McKinsey, geraadpleegd op 10-12-2021
Werkt een 'hybride' model voor uw organisatie? Deze technologie kan u vertellen | Economisch Wereldforum (weforum.org) , geraadpleegd op 10-12-2021