Overslaan en naar de inhoud gaan
vrouw_telewerkt_in_café

Het hybride werken, de nieuwe organisatievorm van het digitale tijdperk.

De opmars van het hybride werken

Je hebt zonder twijfel al gehoord van het hybride werken, zonder te weten waar het precies om draait. Het is eigenlijk een term zonder vaste definitie. Elke onderneming vult zelf de betekenis in door het werk op een eigen, specifieke manier te organiseren. Bijvoorbeeld, werknemers komen samen de meeste dagen, een paar dagen per week of slechts één keer per kwartaal. Deze vorm van arbeidsorganisatie combineert flexibel werken (tijdonafhankelijk) en telewerken (plaatsonafhankelijk) door een optimaal gebruik van ICT.

Deze vorm van arbeidsorganisatie bestond al lang voor de pandemie. Covid-19 heeft er enkel voor gezorgd dat telewerk de algemene regel werd voor veel kenniswerkers. Al wie thuiswerk kon doen, is thuis blijven werken. De plaats van werken verschoof van kantoor naar werken op afstand. Deze plotse veralgemening heeft zijn sporen nagelaten voor de langere termijn, na de pandemie. Los van corona is het hybride werken met een niet meer te stuiten opmars bezig, omdat dit plaats- en tijdonafhankelijk werken precies past in het digitale tijdperk en de tijdsgeest. 

Experimenteringsfase

Tijdens de pandemie hebben ondernemingen noodgedwongen geëxperimenteerd met nieuwe manieren van werken. Veel ondernemers evalueren hun traditionele manier van werken en gaan op zoek naar efficiëntere modellen, die beter inspelen op de noden van alle belanghebbenden. We stellen vast dat ze zich ergens op een continuüm bevinden tussen een zeer grote en een meer strikte flexibiliteit. De praktijk toont aan dat ze nood hebben aan duidelijke handvaten om de productiviteit van het werk te verzekeren. 

Uit een onderzoek van McKinsey blijkt dat ondernemingen, die tijdens de pandemie de kleine momenten van betrokkenheid onder hun medewerkers hebben ondersteund en aangemoedigd, de grootste productiviteitsstijgingen hebben gekend. Tijdens deze momenten vond coaching, mentorschap, ideeën delen en co-working plaats. Deze organisaties maken zich nu op een doordachte manier klaar voor het hybride werken. Ze hertekenen processen, leiden hun leidinggevenden op in leiderschap op afstand, denken na over hoe ze hun medewerkers kunnen helpen vorm geven aan hun rollen in deze nieuwe werkcontext.

Om het werk op de juiste manier te organiseren moet je begrijpen hoe het hybride werk precies in elkaar zit, welke de voor- en nadelen zijn van waar en wanneer mensen werken, en hoe je de energie, focus, coördinatie en samenwerking kan voeden, die nodig zijn om productief te zijn.

Hybride werken draait rond plaats en tijd

Het hybride werken draait rond twee assen: de plaats en de tijd. 

In tegenstelling tot het traditionele bedrijfskantoor is het hybride werk plaatsonafhankelijk. Historisch gezien is het kantoor voor veel mensen dé plaats waar ze samenkomen om te werken. Het kantoor is uitgerust met het meubilair en de technologie, die ze nodig hebben om hun job goed te kunnen doen. Het kantoor typeert zich ook als een werkplaats, die gescheiden is van de privé-ruimte. Door COVID-19 is voor veel mensen de werkplaats nu bij hen thuis, in hun persoonlijke ruimte. Sommigen werken in kleinere satelliet kantoren, anderen op flexwerkplekken of in diverse combinaties van afstand locaties.

Een tweede tegenstelling is de tijdsonafhankelijkheid. Er is meer flexibiliteit opgetreden in de periodes waarin mensen actief aan het werken zijn. Naarmate de uurroosters de privé-tijd inpalmen, passen mensen hun werk in hun persoonlijke agenda's in. Zorg voor familie en vrienden, tijd om gezond en fit te blijven, en zelfs opleidingen en bijscholingen maken nu deel uit van hetzelfde uurrooster.

Het tijdsonafhankelijk werk heeft een aantal 'nieuwe' dimensies gekregen:
•    chronologisch, d.w.z. de tijdsvolgorde, bijvoorbeeld het werkschema 9-to-5
•    synchroon en asynchroon, de gelijktijdigheid of niet, de mate waarin collega’s gelijktijdig werken of niet
•    controle over arbeidstijd, de mate waarin de medewerker autonoom kan beslissen wanneer hij werkt of niet

Het doel is de productiviteit

Het hybride werken kan pas écht werken, als je een context van plaats en tijd creëert, die de productiviteit ten goede komt. Volgens Lynda Gratton moet je rekening houden met de vier essentiële aspecten van productiviteit:

  • energie
  • focus
  • coördinatie
  • samenwerking

Als de context van plaats en tijd barrières opwerpt, dan lijdt de productiviteit eronder. Uitputting, stress en ongezonde werkgewoonten tasten de energie, en dus de productiviteit van je medewerker aan. Aandacht voor de positieve vitaliteit en het welzijn van je medewerkers zal hun productiviteit ten goede komen. Ook de omgeving speelt een rol. Taken die concentratie vragen moet je medewerker kunnen uitvoeren in een omgeving zonder teveel afleiding en onderbreking. Daarnaast heb je taken, die om afstemming en samenwerking vragen. Dan is het belangrijk dat teams hun werk kunnen coördineren of met elkaar van ideeën kunnen wisselen.

Ontwerp doelgericht

De startvraag bij dit ontwerp is: hoeveel flexibiliteit in plaats en tijd is nodig om mijn medewerkers op hun best hun job te laten doen?

De keuzes die je maakt zullen altijd compromissen zijn. Eén ding is zeker: je moet het hybride werken doelgericht ontwerpen. Denk na hoe je de vier basisaspecten van productiviteit vorm geeft, hoe je het hybride werken inzet om de productiviteit te ondersteunen.

Ontwerp samen met je medewerkers, het plaats- en tijdonafhankelijk werken in functie van de productiviteit. Vertrek vanuit deze vragen:

  • Welke taken vragen om focus, coördinatie, samenwerking ?
  • Hoe zorg ik voor de vitaliteit en het welzijn van mijn medewerkers? 
  • Hoe organiseer ik tenslotte de plaats en de tijd van het werken? 

Maak duidelijke afspraken. Communiceer dat je in kleine scrum werkt. Test, evalueer en stuur bij waar nodig. 

Zo'n ontwerp is fundamenteel anders dan wat je gewoon bent in traditionele werksystemen, maar het is de enige manier om de economische uitdagingen, die voortvloeien uit de pandemy, aan te gaan en om mee te zijn in het digitale tijdperk.

Bronnen

Four Principles to Ensure Hybrid Work is Productive Work, Lynda Gratton, uit Mitsloan Management Review, 2020
Wat is hybride werken ? Jitske Kramer, uit ManagementImpact, 24-06-2021

Hybride werken implementeren | Vlaanderen, geraadpleegd op 09-12-2021
Hybride werk: Een expert legt uit hoe je het kantoor kunt aanpassen | Economisch Wereldforum (weforum.org) geraadpleegd op 10-12-2021
What executives are saying about the future of hybrid work | McKinsey, geraadpleegd op 10-12-2021 
Soft skills voor een harde wereld | McKinsey, geraadpleegd op 10-12-2021
Werkt een 'hybride' model voor uw organisatie? Deze technologie kan u vertellen | Economisch Wereldforum (weforum.org) , geraadpleegd op 10-12-2021