Een sterk HRM-systeem

Abstract - Een sterk HRM- systeem is een geïntegreerd geheel van HRM-praktijken, die helpen het beste te halen uit de resources van de onderneming om de organisatiedoelen te bereiken. Zo'n HRM-systeem veronderstelt een verticale en horizontale afstemming en een afstemming in de tijd.

Onderzoek toont aan dat HRM-praktijken een optimaal rendement halen wanneer ze een geïntegreerd en coherent systeem vormen en de verschillende HRM-onderdelen goed zijn afgestemd op de business strategie en activiteiten en op elkaar. Dit betekent dat de HRM-onderdelen niet als geïsoleerde elementen naast elkaar functioneren, maar alleen in interactie met elkaar effect sorteren. De HRM-verantwoordelijke moet dus bij uitstek de interactie tussen de verschillende onderdelen begrijpen en een systeem ontwikkelen, dat beantwoordt aan de vier criteria om meerwaarde te creëren. Alleen zo creëert men een sterk HRM-systeem.

Componenten van een HRM-systeem

Een HRM-systeem bestaat uit vier bestanddelen: de HRM-praktijken, de werknemerskenmerken, de operationele prestaties en de financiële prestaties.
-    De HRM-praktijken.
Dit zijn de werkdomeinen van HRM: werving en selectie, onthaal, opleiding, beoordeling, beloning en job design. Ze kunnen diverse gedragsuitkomsten aansturen of op eenzelfde gedragsuitkomst inwerken. 
-    De werknemerskenmerken.
De HRM-praktijken kunnen inwerken op de competenties, de motivatie en het empowerment van de medewerker. Ze dragen bij tot competentere medewerkers, die zich meer gemotiveerd en autonoom inzetten om de bedrijfsdoelen te realiseren.
-    De operationele prestaties.
De interactie tussen competentie, motivatie en empowerment oefent een invloed uit op de operationele prestaties, zoals de productiviteit, de doorlooptijd, de leverbetrouwbaarheid en de klanttevredenheid. 
-    De financiële prestaties.
De operationele prestaties hebben op hun beurt een impact op de financiële prestaties van de onderneming. 

De complexiteit van het systeem heeft te maken met de causale verbindingen tussen het HRM-systeem, de ontwikkeling van het menselijk kapitaal en de financiële prestaties van de onderneming. Om het systeem te doen werken is er verticale, horizontale afstemming en afstemming in de tijd nodig.

Afstemming HRM op business strategie

Het HRM-systeem moet afgestemd worden op de business strategie. Het is de business strategie die duidelijk maakt wat het meest effectief is om de activiteiten uit te voeren. Dit is de verticale afstemming. Onderstaand schema maakt duidelijk wat de essentie van een HRM-systeem zal zijn, afhankelijk van de gevolgde business strategie.

De business strategie bepaalt welk gedrag, en bijgevolg welke competenties, nodig zijn bij de medewerker. De HRM-praktijken zullen zich hierop moeten baseren om effectief en efficiënt te zijn. Ik geef graag een voorbeeld van de impact, die de strategie kan hebben op Het HRM-systeem.

Case

Een KMO volgde de strategie van customer intimacy, die de focus legt op de kwaliteit. De kwaliteitscriteria worden grotendeels door een zeer strenge regelgeving opgelegd. Compliance en volgzaamheid zijn attitudes, die de medewerker absoluut moet hebben om met succes zijn job uit te voeren. Dus de ondernemer moet erop kunnen rekenen dat zijn medewerkers de kwaliteitsprocedures op de voet volgen. Hun werk is in die zin repetitief en voorspelbaar, maar vraagt ook om nauwkeurigheid en controle van eigen werk. Eventuele problemen moet de medewerker voorkomen door pro-actief gedrag en snel en gericht naar een oplossing zoeken, die goed is voor de klant én haalbaar voor de business.

Welnu, één van de laatst aangeworven medewerkers bleek zeer nonchalant om te gaan met de voorgeschreven procedures. Medewerker irriteerde er zich mateloos aan (het is absoluut waanzinnig om zo'n draaiboek te moeten volgen), was niet gemotiveerd (de job verveelt mij) en absoluut onvriendelijk voor klant, baas en collega's (waar zitten die toch altijd over te zagen). De situatie was totaal onhoudbaar geworden en de ondernemer vroeg mij om met de medewerker te spreken en het probleem op te lossen.

Tijdens een gesprek met de medewerker, stelde ik vast dat deze vooral energie haalde uit creativiteit, originaliteit en continu leren. Er was dus een totale mismatch tussen de medewerker en wat de onderneming nodig had. Toen zowel de ondernemer als de werknemer tot dit inzicht kwamen, is er veel frustratie bij beide partijen weggevallen. Dit opende de deur voor dialoog. In onderling overleg en met het akkoord van beide partijen, heb ik de medewerker mogen begeleiden in het vinden van een aanpaste job. De transitie naar een andere job in een ander bedrijf gebeurde snel en zorgde ervoor dat beide partijen in goede verstandhouding uit elkaar zijn gegaan. 

Meerwaarde van een sterk HRM-systeem

De ondernemer heeft door deze (verticale) inzichten begrepen dat de HRM-praktijken (verticaal en horizontaal) moesten bijgesteld worden om in de toekomst dergelijke mismatch en de onkosten, die ermee gepaard gaan, te vermijden.

Hij heeft het competentieprofiel van de functie kunnen bijsturen en de werving en selectie op een duurzame manier kunnen verbeteren door te focussen op kandidaten met de juiste kwaliteiten en -competenties. Hij heeft ook begrepen dat de opleiding in compliance een essentieel gegeven was voor zijn business en effectiever en efficiënter zou zijn dan wetsdocumenten per email naar de medewerkers door te sturen. Hij heeft een standaard opleiding voorzien onder de vorm van e-learnings voor nieuwe medewerkers. Daarnaast werden ook de wettelijke actualisaties onder de vorm van e-learnings aangeboden aan alle medewerkers. Tenslotte zag hij het nut in om de procedures zoveel als mogelijk in te bedden in de bedrijfsprocessen of minstens één unieke en actuele versie centraal beschikbaar en toegankelijk te maken voor alle medewerkers.

Daarnaast heeft de ondernemer de verantwoordelijkheid van de mismatch op zich genomen en heeft een vlotte en correcte exit van de medewerker mogelijk gemaakt. Dit heeft een aantal belangrijke externe en interne gevolgen gehad voor zijn bedrijf. Hij heeft voor de goede reputatie van zijn bedrijf gezorgd als verantwoordelijke werkgever. Hij heeft de werksfeer ook aanzienlijk kunnen verbeteren op twee manieren. Hij heeft enerzijds de negatieve invloed van de gedemotiveerde persoon op de andere medewerkers weggenomen. Anderzijds heeft hij het vertrouwen van zijn medewerkers in hem vergroot via een begeleidde en positieve exit van een collega.

Besluit

Sterke HRM-systemen zijn een absolute meerwaarde voor de business. De HRM-praktijken zijn zoveel als mogelijk ingebed in de business of zijn aangeboden als een service die de business faciliteert en ondersteunt.