Privacycharter

Wij verwerken uw persoonsgegevens om u een optimale service te kunnen bieden die echt iets voor u betekent. Daarbij staat het respect voor uw privacy boven alles. Ons engagement hebben wij in dit Privacy charter verwoord.

Want we willen u duidelijk informeren over hoe we uw privacy beschermen. Uw data worden daarbij niet doorgegeven noch verkocht aan derden. En we voeren consequent controles uit op het naleven van dit charter. U kan gerust zijn: we garanderen de veiligheid van uw persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?

Oxalis Consult/ Competentieatelier, met maatschappelijke zetel Ruienhovestraat 177 in 9032 Gent (hierna “Oxalis”), ingeschreven in de Kruispuntbank der Ondernemingen onder het nummer 0880.771.381;

Met dit charter willen we u informeren over de verwerking van uw gegevens waarvoor Oxalis verantwoordelijk is.

U kunt ons contacteren.

Bel naar 09/227.31.18 of mail naar gdpr [at] oxalisconsult [dot] be

2. Wat houdt de verwerking van persoonsgegevens in?

Persoonsgegevens omvatten alle informatie m.b.t. een geïdentificeerde of te identificeren persoon. Dat kan gaan om een naam, identificatiegegevens, loopbaaninformatie, online-identificatiegegevens of elk ander gegeven dat verband houdt met een persoon.

De verwerking van persoonsgegevens omvat elke mogelijke bewerking van deze gegevens, zoals het opvragen, verzamelen, bewaren/opslaan, vastleggen, wijzigen, aanvullen, raadplegen, analyseren ervan.

Oxalis verwerkt uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden (zie punt 5), op basis van diverse rechtsgronden, en ziet erop toe dat enkel de noodzakelijke ggevens worden verwerkt.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt ?

Het gaat om:

• Algemene persoonsgegevens zoals uw naam en voornaam, adres, geboorteplaats en -datum, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, leeftijd, nationaliteit, rijksregisternummer, burgerlijke staat, pasfoto, ...
• Financiële gegevens zoals loon, uitkeringen, …
• Loopbaangegevens zoals CV, testresultaten en -rapporten, POP, diploma’s/ certificaten, talen, ex-werkgevers, technische en soft skills,  ...
• Functiegegevens zoals functiebevragingen en -beschrijvingen, fleximatrix, evaluaties, loonfiches, arbeidsovereenkomsten, opleidingen, talenten en competenties...
• gegevens via e-mail, telefonische oproepen, onze contacten, sociale media, …
• gegevens via derden, zoals bijvoorbeeld via VDAB, sociaal secretariaat, die we gebruiken voor het uitvoeren van onze opdrachten

4. Wanneer verzamelen we uw gegevens ?

We verzamelen uw gegevens wanneer u in contact komt met Oxalis; bijvoorbeeld wanneer u:

• klant wordt
• contact met ons opneemt
• deelneemt aan een gratis infosessie, opleiding/ training, event
• gebruik maakt van een van onze producten of diensten
• zich inschrijft op de nieuwsbrief
• u werknemer bent van een bedrijf dat aan ons kantoor advies-/ trainingsopdrachten geeft

5. Waarvoor verwerken we uw gegevens ?

Dat doen we voor:

• het beheer van uw klantendossier (contract en diensten)
• de kwaliteitsaudits rond onze diensten
• bedrijfsopdrachten zoals adviezen, opleidingen, coaching, werving en selectie, …
• de administratie en boekhouding
• het nakomen van wettelijke verplichtingen
• het beantwoorden van elke gegronde vraag van de subsidiërende of toezichthoudende overheid om toegang te krijgen tot de gegevens

6. Op welke rechtsgrond steunt de verwerking van uw gegevens ?

De GDPR heeft enkel betrekking op personen, niet op bedrijven.

Oxalis verwerkt uw persoonsgegevens enkel in één van de volgende gevallen:

• wanneer u ons uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven voor de afname van de persoonlijkheidsinventaris VIP2A

of wanneer de verwerking noodzakelijk is:

• voor de uitvoering van een overeenkomst/ opdracht
• om te voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting
• voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Oxalis of van een derde

7. Aan wie kunnen we uw gegevens doorgeven ?

Oxalis zal uw gegevens niet aan derden, noch aan landen buiten de EER doorgeven tenzij met uw uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming of tenzij het een subsidiërende instantie betreft.

De ondernemingen en medewerkers binnen Oxalis hebben enkel toegang tot uw gegevens als dat noodzakelijk is voor operationele en servicedoeleinden, binnen de uitvoering van hun taak.

Soms is het nodig dat we voor operationele redenen een beroep doen op zorgvuldig geselecteerde organisaties, bijvoorbeeld onze software providers en accountancy-kantoor. De personen gemachtigd om uw gegevens te gebruiken, kunnen dit ook daar enkel binnen de strikte limieten van hun contractuele opdracht.

Om onze contractuele verplichtingen na te leven, delen we bepaalde persoonsgegevens mee aan de VDAB, Syntra Vlaanderen, VLAIO en de kwaliteitsauditeur in het kader van het bekomen of hernieuwen van een kwaliteitscertificatie. Zoals onder andere de gegevens die het mogelijk maken de kwaliteit van de loopbaanbegeleiding, de opleidingen en het advies te evalueren.

8. Welke rechten hebt u en hoe kan u ze uitoefenen ?

Recht op informatie, toegang en rechtzetting

U hebt altijd recht op inzage van uw persoonlijke gegevens en u hebt in dat verband ook recht op bijkomende informatie zoals:

• de categorieën van uw persoonsgegevens
• de verwerkingsdoeleinden
• de ontvangers of de categorieën van ontvangers
• de duurtijd dat uw gegevens opgeslagen zullen worden
• het type verwerking, geautomatiseerd of niet

Zijn uw persoonsgegevens onjuist, onvolledig of niet relevant, dan zullen we deze wijzigen, aanvullen of in bepaalde gevallen wissen in zoverre de wet dit toestaat. Oxalis stelt iedere ontvanger van deze persoonsgegevens in kennis van elke wijziging, aanvulling of schrapping, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onredelijke inspanning vraagt.

U kan ons dit vragen:

• per post, met een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart, aan Oxalis, GDPR, Ruienhovestraat 177 - 9032 Wondelgem
• per mail, met een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart, aan gdpr [at] oxalisconsult [dot] be

Recht op gegevenswissing

U hebt het recht om uw gegevens te laten wissen om één van volgende redenen:

• de persoonsgegevens zijn niet meer noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden
• u trekt uw toestemming voor de verwerking van de gegevens in en er is geen andere rechtsgrond of wettelijke verplichting voor de verwerking
• uw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt
• uw gegevens moeten worden verwijderd om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting

Recht op beperking van verwerking

Beperking is mogelijk in volgende gevallen:

• als de gegevens niet accuraat zijn, en dit gedurende de periode die de verwerkingsverantwoordelijke in staat stelt om de juistheid van de gegevens te controleren
• als de verwerking onrechtmatig is
• als de doeleinden voor verwerking verwezenlijkt zijn
• gedurende de periode dat het individu wacht op het antwoord op een bezwaar

Recht op overdraagbaarheid

U hebt het recht te eisen dat uw persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk is, rechtstreeks van de ene verwerkingsverantwoordelijke naar de andere worden doorgezonden, met beperking tot de gegevens die door u zelf werden aangeleverd en die op u betrekking hebben bijvoorbeeld CV’s, diploma’s, …

Het recht op overdraagbaarheid mag evenwel geen afbreuk doen aan de rechten en vrijheden van de HR-dienstverlener, zoals recht op geheimhouding van zakelijke informatie.

Recht op bezwaar en geautomatiseerde besluitvorming

U kunt bezwaar aantekenen telkens de verwerking gebaseerd is op een noodzaak van algemeen belang of op een belang van de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij deze legitieme redenen kan aanhalen.

U heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit, waaronder profiling.

U heeft te allen tijde het recht om bezwaar aan te tekenen tegen het gebruik van uw persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing.

Beperking op de uitoefening van de rechten

De uitoefening van de rechten kan worden beperkt ter waarborging van:

• de nationale veiligheid
• landsverdediging
• openbare veiligheid
• de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de ten uitvoering van straffen
• andere belangrijke doelstellingen van algemeen belang
• bescherming van de onafhankelijkheid van de rechter en gerechtelijke procedures
• een taak op het gebied van toezicht, inspectie of regelgeving die verband houdt met het algemeen belang
• bescherming van het individu
• inning van civielrechtelijke vorderingen

9. Hoe lang worden uw gegevens bewaard ?

Dit hangt af van het soort gegevens en de wetgeving/ overeenkomst. De duurtijd van het bewaren van de persoonsgegevens wordt u persoonlijk meegedeeld.

Ze worden nooit langer bewaard dan noodzakelijk voor de verwerking waarvoor ze werden ingezameld of de termijn waarbinnen een gemachtigde instantie een kwaliteitscontrole kan uitvoeren of de termijn die noodzakelijk is om Oxalis toe te laten de diensten te evalueren.

10. Wat bij eventuele wijzigingen aan dit charter ?

U kan het Privacycharter altijd bekijken op www.oxalisconsult.be

Hebt u nog vragen ?

Bel naar 09/227.31.18 of mail naar gdpr [at] oxalisconsult [dot] be