Waarom gedragen kwaliteits- en HR-management zich als een ééncellige tweeling ? Wat vertelt de literatuur hierover ? (5)

De HR-coach functioneert vooral als klankbord en partner voor de ondernemer. Na de strategie van de organisatie worden ook de benodigde competenties en gedragingen, de juiste werkprocessen geïdentificeerd.  Een strategie die zich focust op operationele excellentie zal niet hetzelfde gedrag, noch dezelfde competenties van de medewerkers eisen als een strategie die gefocust is op productleiderschap of op klantentevredenheid.

De HR-filosofie, -waarden en -beleid modelleren zich volledig op de strategie van de onderneming, ondersteunen en versterken deze. Deze elementen liggen aan de grondslag van de keuze voor bepaalde HR-strategie, met de  daarmee samenhangende HR- programma's, - praktijken en -processen. De strategische keuzes van de organisatie bepalen de gewenste HR-praktijken en de juiste fit tussen organisatie en medewerker. Beatty & Schneier tonen aan dat verschillende strategische keuzes en value propositions van de organisatie andere werkstructuren vereisen.

De HR-architect zal gepaste ingrepen in de domeinen van de bedrijfsprocessen, de middelen en de medewerkers aanbevelen om de gewenste resultaten voor de klanten, de financiën en de medewerkers zelf te bereiken.

De basis van dit werk is de functiebeschrijving, gekaderd in het bedrijfsproces, met het daarop aansluitend competentieprofiel. Voor iedere functie en competentieprofiel moet de vertaalslag van de strategische keuzes van de organisatie en de daarbijhorende organisatiewaarden uitgevoerd worden naar succesvol gedrag voor de functiehouder. Gedrag laat toe de complexiteit van het individu in zijn werkomgeving te weerspiegelen. Vanuit dit standpunt stelt men competentieprofielen met gedragsindicatoren op, die als basis dienen om tal van HR-processen aan te sturen.

In onze case zullen de waarden van " veiligheid, gezondheid en welzijn "  niet hetzelfde betekenen voor een arbeider van het atelier als voor een arbeider die naar de werf uitgestuurd wordt, als voor de directiesecretaresse, die kantoorwerk uitvoert. Nochtans nemen alle medewerkers deel aan het strategisch project van de organisatie. In deze stap is het van cruciaal belang om medewerkers te betrekken in dit "vertaalwerk". Dit zorgt ervoor dat ze zicht krijgen op hun eigen bijdrage in het geheel en motiveert hen in de dagelijkse toepassing van deze waarden. Continu contact met de werkvloer en de voorbeeldfunctie van de leidinggevenden zorgen voor draagkracht en diepgang.

De HR-praktijken

De opleiding

Opleidingen zijn heel belangrijk in zo'n strategisch project. Concrete problemen of niet aangepast gedrag, gerapporteerd door de arbeiders of door mij als preventie-adviseur opgemerkt tijdens werfplekinspecties, worden aanleiding en onderwerp voor een toolboxmeeting. Een eerlijke dialoog en vertrouwen tussen de arbeider en de ondernemer liggen aan de basis van het succes van deze HR-praktijk. Fouten worden aangegrepen om te leren, niet om te straffen. Als preventie-adviseur volgde ik de functionering van de arbeiders op de werkvloer op. Opnieuw  namen coaching, aanmoediging en ondersteuning het voortouw op het straffen, met een uitstekend en snel resultaat tot gevolg.

Werving en selectie

Bij aanwerving besteedde ik aandacht aan een aantal competenties, die belangrijk waren om een aanknoping te krijgen tussen de organisatiedoelen en de doelstellingen van de kandidaat. Belangrijk bijvoorbeeld was dat de medewerker bereid moest zijn opleidingen en veiligheidsprocedures te volgen, samen te werken in team en mee te denken om tot constructieve oplossingen te komen, inzicht moest hebben in een situatie of in het werk, enz...

Een goed uitgebouwd onthaal zorgde dan voor een snelle inburgering van de nieuwe medewerker. Onthaalbrochure, eigen map met toolboxmeetings, een peter, een opleidingstraject van gemiddeld  zo'n 6 maanden lang, opvolging en begeleiding, maakten integraal deel uit van dit bijzonder efficiënt instroomproces.

Jobdesign

Door het invoeren van de VCA-procedures ontstonden ook nieuwe taken en functies. In de lerende dynamiek van de onderneming heb ik ervoor geopteerd om nieuwe taken eerst intern aan de medewerkers aan te bieden, alvorens extern te gaan rekruteren. Het gevolg was dat ze zich spontaan, uit eigen interesse, voor nieuwe taken of functies aanboden. Hier kwam dan jobdesign aan te pas of hoe de functie zo inrichten dat de jobinhoud zo leerrijk en kwalitatief mogelijk is. Zowel de moderne sociotechniek als de biosystemiek kunnen zeer specifieke en kwaliteitsvolle inzichten leveren bij het optimaliseren van de functie.

Beloning

De onderneming had geen ruimte voor loonopslag. Wij hebben dus geopteerd voor een niet geldelijke beloning, die een beroep doet op de intrinsieke motivatie van de medewerker. Emotionele beloning zoals een work life bedrijfscultuur, een goede werksfeer, toekomstperspectief en kwaliteit van het werk was onze troef. Medewerkers hebben dit weten te waarderen. De volledige en positieve cultuuromslag was hiervan het mooiste bewijs.

Beoordeling

Herhaaldelijk heb ik reeds gewezen op het belang van een aantal aspecten, waarvan ik denk dat ze aan de grondslag liggen van het succes van het strategisch project, namelijk :

- de ontwikkeling van de medewerker en de verbetering, niet het straffen.

- de ervaringsuitwisseling, waarbij ondernemer en medewerker gelijkwaardige partijen zijn die samen naar een constructieve en haalbare oplossing zoeken

- de dialoog en het vertrouwen

- de dagelijkse coaching en feedback

- het voorbeeldgedrag van de leidinggevenden, die als spiegel dient voor de medewerker

Besluit

In het hele procesmatige gebeuren van deze kwaliteitslabel heeft de organisatie doelbewust gekozen om het informele te laten primeren op het formele,  dat tot de minimum vereisten  voor het behouden van de label gereduceerd werd. De onderneming moet immers altijd " schriftelijk" kunnen bewijzen dat de "veiligheid, gezondheid en welzijn" geen loze woorden zijn ,  maar daadwerkelijk door de medewerkers op de werkvloer toegepast worden.

Indien het waar is dat voor een audit  de geschreven documenten nodig zijn, zal de auditeur toch nog altijd het schriftelijke aftoetsen aan de realiteit, namelijk de houding en de kennis van de medewerkers op de werkvloer. Uiteindelijk is dit de essentie: de strategie en de waarden van de organisatie echt beleven op alle niveaus en in alle afdelingen van de organisatie.