Telewerken en sociale innovatie: een geslaagde praktijkcase.

Organisatie X is werkzaam in de sector van de opleidingen en heeft telewerken ingevoerd vanuit strategische overwegingen. De organisatie X stelt vooral vrouwen te werk, die ook  veel op de baan zijn. In eerste instantie betreft het veelal medewerkers met jonge kinderen, die nood hebben aan een goede balans tussen werk en privé.  Ten tweede brengt hun hoge mobiliteit veel fileleed , en dus veel verloren werkuren, met zich mee.

De organisatie kiest voor een herontwerp volgens de principes van de innovatieve arbeidsorganisatie. Het herontwerp moet aan een aantal eisen voldoen: de structuren en de systemen van de organisatie moeten zo ingericht worden dat de productiviteit en de efficiëntie verhogen, de kwaliteit van de arbeid verbetert,  en een grotere flexibiliteit een betere combinatie van werk en privé mogelijk maakt.

Vertrekpunt voor het herontwerp is een analyse van de processen, de onderlinge afhankelijkheden en de middelen. Vanuit deze bedrijfsspecifieke resultaten wordt telewerk ontworpen en ingevoerd.  Ongeacht de functie mogen alle medewerkers 2 dagen per week telewerken, thuis. Bij telewerken moet de medewerker evenzeer bereikbaar blijven als op kantoor of eventueel voor een hoogdringendheid zelfs terug naar kantoor kunnen komen. De donderdag is iedereen verplicht naar kantoor te komen. De werkvergaderingen worden niet voor 10u30 geprogrammeerd. Deze en nog een aantal andere afspraken worden vastgelegd in een policy.

Dit herontwerp heeft meteen een aantal belangrijke gevolgen voor de cultuur en de mensen van de organisatie. De leidinggevenden moeten overstappen van een management door controle naar één die gebaseerd is op het vertrouwen in de medewerker. De medewerkers van hun kant worden aangesproken op hun verantwoordelijkheidszin en hun resultaten. Voor de medewerkers is het even wennen dat ook de leidinggevende kan telewerken en niet voltijds beschikbaar op kantoor moet blijven.

Heeft dit herontwerp nu de vooropgestelde eisen ingelost?

- De productiviteit en de efficiëntie zijn met dit herontwerp daadwerkelijk verhoogd . Het fileleed is reeds voor 2 werkdagen per week opgelost. Voor de overige werkdagen worden de werkvergaderingen nooit voor 10u30 vastgelegd. Buiten de piekuren verloopt de mobiliteit vlotter.  De rustige thuisomgeving met minder storingen draagt ook aanzienlijk bij tot meer productiviteit en efficiëntie.

- Ook de kwaliteit van de arbeid is verbeterd. Kwaliteit van de arbeid bestaat uit 4 luiken: de arbeidsinhoud, de arbeidsvoorwaarden, de arbeidsomstandigheden en de arbeidsverhoudingen. Door het verhogen van de regelmogelijkheden in het werk, nl. het zelf  kunnen bepalen van de agenda, het tempo, de werkmethode, de werkplaats, verbetert de kwaliteit van de arbeid aanzienlijk. Ook de secundaire arbeidsvoorwaarden zijn aantrekkelijker geworden voor de medewerkers.

Dit heeft een onmiddellijke impact op de rekrutering, die betere en meer kandidaturen oplevert. De uitstroom en het verzuim verminderen ook aanzienlijk. Door meer rust en stilte zijn ook de arbeidsomstandigheden erop vooruit gegaan. De relaties tussen collega’s en met de leidinggevende zijn ook positiever uitgevallen, want gebaseerd op meer collegialiteit en vertrouwen. Bovendien zijn de relaties tussen de medewerkers onderling en met de leidinggevenden deels opgevangen door virtuele contacten via moderne technologie.

- Ook de eis voor meer flexibiliteit is ingevuld. De medewerkers slagen er beter in werk en privé-leven uit te balanceren. Wanneer ze thuis werken hebben ze meer tijd om de kinderen naar of van school / kinderopvang te brengen,  maatregelen te nemen bij de ziekte van een kind, …

Kosten en baten van het herontwerp ?

In eerste instantie zijn er extra kosten verbonden aan het hele project. Het centrale kantoor wordt volledig nieuw ingericht volgens een open landschap. Ook de lokale kantoorruimten moeten  geïnstalleerd worden met het nodige materiaal.

Minder zichtbaar zijn de besparingen, die zich slechts op de langere termijn gerealiseerd worden. Telewerken maakt het mogelijk minder dure kantoorruimten te huren. Kosten verbonden aan verloop en verzuim zijn op een relevante manier gedrukt. Door de delokalisering is de rekruteringsstraal van nieuw personeel ook nog aanzienlijk vergroot.

Voor de organisatie betekent telewerken en sociale innovatie een belangrijke en geslaagde innovatie, die betrekking hebben op alle aspecten van de organisatie: de processen en de systemen, de mensen en de cultuur, het beleid en het leadership.  Naast belangrijke kostenbesparingen zoals verlaagde huurkosten, minder verloren werkuren in de file, minder verzuim en verloop,  biedt telewerken  aan de werkgever een belangrijk concurrentieel voordeel als aantrekkelijke werkgever. Goed personeel werven en behouden is essentieel voor de continuïteit van de organisatie.

Resultaten van onderzoek over telewerken

De voordelen die aan telewerken worden toegewezen zijn een verhoogde productiviteit, minder stress, een beter evenwicht tussen werk en privé-leven, een verhoogde werktevredenheid en meer autonomie in de uitvoering van het werk. Anderzijds zouden de nadelen wijzen op verminderde promotiekansen, verminderde relaties met collega’s,  een mindere betrokkenheid bij de organisatie, een lagere productiviteit en verborgen kosten.

Het wetenschappelijk onderzoek van Gajedran & Harrison (2007) is absoluut doorslaggevend en geeft aan dat alle voordelen bevestigd worden, zij het met een geringer effect dan gedacht. De nadelen worden niet bevestigd. Eén uitzondering hierop vormt het feit dat, vanaf meer dan 2 dagen telewerk, er inderdaad verminderde relaties met collega’s opduiken.  Dit leidt tot de conclusie dat telewerk gematigd positieve effecten heeft, zonder belangrijke negatieve neveneffecten.