Starters (5): Hoe kunnen ondernemers bijdragen aan een goede werksfeer ?

Vertrouwen en authenticiteit

Vertrouwen en authenticiteit krijg je niet. Dat koop je ook niet. Dat verdien je! Door je houding, je gedrag en je handelingen. Je kan niet alleen met de business bezig zijn en zeggen dat al dat "HR-gedoe" je ding niet is. Je werkt met mensen, die samen met jou je business uitbouwen. Dus je moet ook oog hebben voor hen. Ontwikkel je kennis en competenties dus ook in dit domein.

Mijn ervaring leert mij dat bepaalde "onbillijke en demotiverende" situaties altijd weer opduiken binnen KMO's en beter vermeden worden door aandacht te hebben voor een aantal elementen:

• geef onmiddellijke feedback en volg op,
• laat conflicten niet opstapelen maar pak deze aan als een opportuniteit om vooruit te geraken,
• durf negatieve feedback geven en onaangepast gedrag aanpakken,
• neem de tijd om over succes of goede resultaten te spreken,
• heb oog en een gezonde interesse voor de mens achter de medewerker.

Dikwijls vertelt de ondernemer mij dat hij de "goede" werksfeer niet wil verpesten door "niet sympathiek" op te treden. Je bedoelt het wel goed, maar eigenlijk doe je het verkeerd. Je verprutst het vertrouwen die je medewerkers in je hebben. Ze verwachten dat je structuur brengt in de relaties om goed te kunnen samen werken. Dat doe je toch ook binnen je gezin, met je kinderen? Je zorgt ervoor dat ze elk hun plaats krijgen en kennen. Je zorgt ervoor dat ze gelijk en eerlijk behandeld worden. En als er ruzie is, dan luister je en dan zoek je samen naar een oplossing. Je medewerkers zijn je kinderen niet, maar ze hebben wel dezelfde verwachtingen.

Je moet ook durven informeren naar de medewerker, vragen hoe hij/zij het stelt en hem/haar niet ontwijken als je verneemt of opmerkt dat er iets scheelt ofwel dat hij/zij een gelukkige gebeurtenis meemaakt. 

Je kan drie heel simpele principes naleven:

• doe niet aan een ander wat je niet zou willen dat een ander je zou aandoen
• neem de tijd om de dingen vanuit verschillende standpunten te bekijken
• focus vooral op het positieve in de mens en niet op alles wat hij niet kan of niet doet

Belang van een efficiënte werkorganisatie

Een efficiënte en soepele werkorganisatie vermijdt verspilling, risico’s, bottlenecs, stress, conflicten, demotivatie & verzuim en draagt bij aan de kwaliteit van de productie/dienstverlening en van de werksfeer.
Een goede werkorganisatie bereikt de ondernemer door te zorgen voor duidelijke bedrijfsprocessen, welomschreven input, output en transformatie-activiteiten, duidelijke omschrijving en toewijzing van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, de nodige middelen en kennis in kaart te brengen om de activiteiten goed te kunnen uitvoeren, adequate documenten- en informatiedoorstroming, standaardisatie waar mogelijk.

Je moet ook luisteren naar je medewerkers als het erop aan komt om problemen te detecteren, op te lossen of processen te verbeteren.

Probeer niet te motiveren, maar hou rekening met talent en energiegevers

Van hardnekkige zwakke punten kan je geen sterke punten maken. Dit lukt niet en je riskeert je medewerker in burn-out of demotivatie te duwen. Je moet vooral achterhalen wat hem/haar motiveert en beweegt. Je moet nadenken hoe je talenten kan inzetten en ook energiegevende activiteiten kan toevertrouwen.

Daarnaast helpen flexibele structuren en functies je om mensen optimaal in te zetten. Je zoekt best naar hefbomen om te helpen bij activiteiten waarvoor je medewerker geen talent heeft of naar complementariteit bij collega’s. Het is belangrijk dat je fouten aanvaardt en gebruikt om een spontane dynamiek van continue verbetering en ontwikkeling op gang te brengen en in stand te houden.

Een mooi voorbeeld hiervan is het volgende verhaal. De ondernemer ervaart een enorme hoge werkdruk en veel stress. Om wat meer ruimte voor zichtzelf te creëren vertrouwt hij het opstellen van technische handleidingen aan zijn chef-technieker. Deze is zeer technisch onderlegd, voert deze taak heel goed uit. Maar het loopt mis. Zijn lay-out is zo technisch dat de techniekers zijn handleidingen niet "leesbaar" vinden. Eén van de administratieve bedienden wil eigenlijk wel wat meer afwisseling in haar werk en is wat meer creatief ingesteld. Ze stelt zich kandidaat om de lay-out van de handleidingen te verzorgen. Blijkbaar is de combinatie van de competenties van beide medewerkers ideaal, want de techniekers zijn nu heel tevreden met de handleidingen en kunnen deze ook vlot gebruiken. De chef-technieker is opgelucht niet meer voor de lay-out te moeten zorgen, en de administratieve bediende is heel blij met wat meer afwisseling binnen haar taken. Een win-win situatie voor de ondernemer, de chef-technieker, de administratieve bediende en de techniekers !

Belangrijke tips om talenten en complementariteit in te zetten:

• spoor talenten en diepe motivaties op
• verdeel de taken soepel volgens de talenten en de onderlinge complementariteit van je medewerkers
• zorg ervoor dat de functie-inhoud van je medewerkers niet voor de volle 100% met taken is gevuld. Hou minimaal 10% tijd vrij voor het opvangen van piekmomenten en bij dalperioden kunnen de medewerkers niet-recurrente taken op zich nemen